TechnoSoft Consulting GmbH

Eine Datei für einen Kunden freigeben, einen Projektordner mit einem Dienstleister teilen oder externe Partner in ein Team einbinden: Microsoft 365 macht die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg einfach.

Genau diese Einfachheit kann jedoch zum Risiko werden. Ohne klare Regeln entstehen schnell dauerhaft offene Freigaben, unübersichtliche Berechtigungen, doppelte Dateistände und unnötige Datenschutzrisiken.

Die Lösung besteht nicht darin, externes Teilen grundsätzlich zu verbieten.

Unternehmen brauchen vielmehr klare Leitplanken: Wer darf welche Informationen freigeben? Welche Form der Freigabe ist geeignet? Wie lange soll der Zugriff gelten? Und wer kontrolliert, ob eine Berechtigung noch benötigt wird?

In diesem Beitrag zeigen wir, wie kleine und mittelständische Unternehmen Dateien in Microsoft 365 sicher extern teilen und die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern kontrollierbar gestalten.

Kurz erklärt: Wie teilt man Dateien in Microsoft 365 sicher extern?

Dateien in Microsoft 365 sollten möglichst nur für konkret benannte externe Personen freigegeben werden. Unternehmen sollten dabei den Umfang der Freigabe, die Berechtigungen und die Dauer des Zugriffs begrenzen. Einzelne Dateien eignen sich für kurzfristigen Austausch, während SharePoint oder Microsoft Teams für eine längerfristige Zusammenarbeit mit externen Partnern besser geeignet sein können. Bestehende Freigaben und Gastzugänge sollten regelmäßig überprüft werden.

Inhalt

• 1. Was bedeutet externes Teilen in Microsoft 365
• 2. Warum externe Freigaben aus dem Ruder laufen
• 3. Erst die Regel, dann der Freigabelink
• 4. Welche Freigabe für welchen Zweck geeignet ist
• 5. Gastzugriff oder einzelne Dateifreigabe
• 6. SharePoint oder OneDrive
• 7. Typische Fehler beim externen Teilen
• 8. Sensible Daten benötigen strengere Regeln
• 9. Microsoft Copilot und vorhandene Zugriffsrechte
• 10. Ein praxistauglicher Freigabeprozess
• 11. Was wir in Unternehmen häufig feststellen
• 12. Fazit

1. Was bedeutet externes Teilen in Microsoft 365?

Externes Teilen bezeichnet die Freigabe von Dateien, Ordnern, SharePoint-Websites oder Microsoft Teams an Personen außerhalb des eigenen Unternehmens. Das können Kunden, Lieferanten, Projektpartner, Steuerberater oder andere Dienstleister sein.

Microsoft 365 stellt dafür unterschiedliche Möglichkeiten bereit:

• Freigabe einzelner Dateien

• Freigabe kompletter Ordner

• Einbindung externer Personen als Gäste

• Freigabe einer SharePoint-Website

• Aufnahme externer Personen in ein Microsoft Team

• Freigabelinks für bestimmte Personen

• nicht authentifizierte Links, die grundsätzlich von jeder Person mit dem Link verwendet werden können

Microsoft beschreibt die externe Freigabe in SharePoint und OneDrive als Bestandteil der sicheren Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Dabei können Inhalte für Personen außerhalb des eigenen Unternehmens freigegeben werden.

Entscheidend ist nicht nur, ob extern geteilt wird. Entscheidend ist, wie gezielt und kontrolliert das geschieht.

2. Warum externe Freigaben aus dem Ruder laufen

Das Problem ist selten allein die Technik. Meistens ist es der Arbeitsalltag.

Jemand benötigt „nur kurz“ ein Angebot, einen Vertrag, ein Planungsdokument oder einen Projektordner. Also wird ein Link erstellt, per E-Mail oder Teams verschickt und anschließend vergessen.

Einige Wochen oder Monate später weiß häufig niemand mehr:

• an wen der Link gesendet wurde,

• ob der Zugriff noch benötigt wird,

• ob der Link weitergegeben wurde,

• welche Personen inzwischen Zugriff besitzen,

• ob zusätzliche Dateien in dem freigegebenen Ordner liegen,

• wer für die Kontrolle der Freigabe verantwortlich ist.

Das Risiko entsteht meist nicht mit einem großen Sicherheitsvorfall. Es wächst schleichend.

Ordner werden erweitert, Berechtigungen vererbt, Projekte beendet, Dienstleister gewechselt und Mitarbeitende verlassen Unternehmen. Ein ursprünglich sinnvoller Zugriff bleibt trotzdem bestehen.

Deshalb sollten Unternehmen externe Freigaben als Teil ihrer allgemeinen Berechtigungsplanung behandeln.

Wichtig ist außerdem, die Regeln nicht nur zu formulieren, sondern sie soweit sinnvoll technisch in Microsoft 365 umzusetzen. Organisationsweite Einstellungen bilden dabei den Rahmen. Einzelne SharePoint-Websites können bei Bedarf restriktiver konfiguriert werden.

3. Erst die Regel, dann der Freigabelink

Bevor einzelne Einstellungen in Microsoft 365 verändert werden, sollte eine grundlegende Frage beantwortet sein:

Welche Informationen dürfen in unserem Unternehmen extern geteilt werden und unter welchen Bedingungen?

Dafür ist kein umfangreiches Regelwerk nötig. Für viele mittelständische Unternehmen reichen zunächst klare Antworten auf folgende Fragen:

• Welche Daten dürfen grundsätzlich extern geteilt werden?

• Welche Informationen dürfen nur nach Freigabe geteilt werden?

• Welche Daten dürfen das Unternehmen nicht verlassen?

• Wer darf externe Freigaben erstellen?

• Dürfen anonyme oder nicht authentifizierte Links verwendet werden?

• Müssen externe Zugriffe an bestimmte Empfänger gebunden sein?

• Welche Standardlaufzeit gilt für Freigaben?

• Wer darf Bearbeitungsrechte vergeben?

• Wer prüft bestehende externe Zugriffe?

• Wie werden Freigaben nach einem Projektende entfernt?

Solche Regeln entlasten auch die interne oder externe IT. Wenn der Rahmen klar ist, muss nicht jede einzelne Dateifreigabe erneut zur Grundsatzentscheidung werden.

Beispiel für einen einfachen Grundsatz

Externe Freigaben werden grundsätzlich nur für konkret benannte Empfänger eingerichtet. Es wird ausschließlich der tatsächlich benötigte Inhalt freigegeben. Bearbeitungsrechte und längere Laufzeiten müssen sachlich erforderlich sein. Nach Ende der Zusammenarbeit wird der Zugriff entfernt.

Dieser Grundsatz ist verständlich, überprüfbar und im Arbeitsalltag umsetzbar.

4. Welche Freigabe für welchen Zweck geeignet ist

Microsoft 365 bietet mehrere Möglichkeiten für die externe Zusammenarbeit. Das schafft Flexibilität, führt aber auch zu Missverständnissen.

Die passende Freigabe hängt davon ab, was die externe Person tatsächlich benötigt.

Einzelne Datei freigeben

Wenn ein Kunde oder Dienstleister nur ein bestimmtes Dokument benötigt, sollte nach Möglichkeit auch nur dieses Dokument freigegeben werden. Das entspricht dem Prinzip der kleinstmöglichen Berechtigung.

Ein kompletter Ordner enthält möglicherweise später weitere Dateien, die nicht für externe Personen bestimmt sind.

Geeignet für:

• Angebote

• Berichte

• Präsentationen

• einzelne Vertragsentwürfe

• Dokumente zur Abstimmung

Ordner freigeben

Eine Ordnerfreigabe kann sinnvoll sein, wenn regelmäßig mehrere zusammengehörige Dateien ausgetauscht werden.

Dabei sollte berücksichtigt werden, dass später neu abgelegte Dateien möglicherweise ebenfalls für die berechtigten Personen sichtbar werden. Verantwortliche müssen deshalb genau wissen, welche Inhalte in dem Ordner gespeichert werden dürfen.

Geeignet für:

• zeitlich begrenzte Projekte

• Dokumentenaustausch mit Steuerberatern

• definierte Übergabeordner

• Zusammenarbeit mit festen Dienstleistern

SharePoint-Website oder Team bereitstellen

Bei einer längerfristigen Zusammenarbeit kann es sinnvoller sein, externe Personen als Gäste in eine klar abgegrenzte SharePoint-Website oder ein Microsoft Team einzubinden.

Microsoft 365 unterstützt unterschiedliche Formen der externen Zusammenarbeit, darunter Datei- und Ordnerfreigaben, Gastzugriffe auf Websites und Teams sowie freigegebene Teams-Kanäle.

Geeignet für:

• längerfristige Kundenprojekte

• gemeinsame Projektteams

• wiederkehrende Zusammenarbeit mit Partnern

• strukturierte Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten

Empfängerbezogene Links sind meist die bessere Wahl

Links für konkret benannte Personen sind in vielen Fällen sicherer und übersichtlicher als allgemein nutzbare Freigabelinks.

Bei einer empfängerbezogenen Freigabe wird festgelegt, welche Person zugreifen darf. Dadurch lässt sich besser nachvollziehen, für wen die Freigabe gedacht ist.

„Jeder mit dem Link“-Freigaben sollten nur in bewusst gewählten Ausnahmefällen eingesetzt werden. Solche Links können weitergegeben werden, und die zugreifende Person muss sich nicht authentifizieren. Für vertrauliche, personenbezogene oder geschäftskritische Informationen sind empfängerbezogene Freigaben deshalb in der Regel die bessere Wahl.

Deshalb sollte gelten:

• empfängerbezogene Freigaben als Standard,

• allgemein verwendbare Links nur für begründete Ausnahmefälle,

• sensible Inhalte nicht über anonyme Links teilen,

• bestehende Freigabelinks regelmäßig kontrollieren.

Ablaufdaten sind kein Luxus

Externe Zusammenarbeit ist häufig zeitlich begrenzt. Ein Dienstleister benötigt eine Datei vielleicht für einige Tage, ein Projektpartner für mehrere Wochen.

Warum sollte der Zugriff danach unbegrenzt weiterbestehen?

Wo die gewählte Freigabeart und Microsoft-365-Konfiguration es ermöglicht, sollten zeitlich begrenzte externe Zugriffe auch technisch befristet werden. Ergänzend empfiehlt sich ein verbindlicher Prüftermin für bestehende Berechtigungen und Gastzugänge.

Geeignete Laufzeiten können beispielsweise abhängig sein von:

• der Projektlaufzeit,

• der Art der Zusammenarbeit,

• der Sensibilität der Daten,

• der Rolle des externen Empfängers,

• den internen Vorgaben des Unternehmens.

Eine technische Befristung ersetzt nicht jede Kontrolle. Sie reduziert jedoch das Risiko, dass einmal eingerichtete Berechtigungen dauerhaft bestehen bleiben.

Bearbeitungsrechte nur bei tatsächlichem Bedarf

Für viele Anwendungsfälle reichen Leserechte aus.

Bearbeitungsrechte sollten nur vergeben werden, wenn die externe Person ein Dokument tatsächlich verändern oder neue Inhalte ablegen muss. Sonst entstehen schnell unklare Zuständigkeiten und unbeabsichtigte Änderungen.

Vor einer Freigabe sollten Verantwortliche deshalb prüfen:

• Muss die Person das Dokument nur lesen?

• Soll sie Kommentare abgeben können?

• Muss sie Inhalte bearbeiten?

• Darf sie weitere Dateien hinzufügen?

• Benötigt sie Zugriff auf den gesamten Ordner?

Je genauer die Berechtigung zur Aufgabe passt, desto kleiner ist das Risiko.

5. Gastzugriff oder einzelne Dateifreigabe?

Eine einzelne Dateifreigabe und ein Gastzugriff erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Einzelne Dateifreigabe

Bei einer Dateifreigabe erhält die externe Person Zugriff auf einen begrenzten Inhalt, beispielsweise eine bestimmte Datei oder einen Ordner.

Diese Variante eignet sich, wenn der Informationsaustausch überschaubar und zeitlich begrenzt ist.

Gastzugriff

Bei einem Gastzugriff wird die externe Person in eine SharePoint-Website, ein Microsoft Team oder einen anderen definierten Arbeitsbereich eingebunden. Gastkonten werden über die externe Zusammenarbeit in Microsoft Entra ID verwaltet.

Diese Variante eignet sich eher für eine längerfristige und strukturierte Zusammenarbeit.

Unsere Empfehlung:

• Ein einzelnes Dokument: empfängerbezogene Dateifreigabe

• Mehrere klar abgegrenzte Dokumente: definierter Projektordner

• Längerfristiges gemeinsames Projekt: Gastzugriff auf eine getrennte SharePoint-Website oder ein Microsoft Team

• Vertrauliche Informationen: besonders restriktive Berechtigungen und zusätzliche Schutzmaßnahmen

Wichtig ist, dass externe Personen nicht aus Bequemlichkeit Zugriff auf größere Bereiche erhalten, als sie für ihre Aufgabe benötigen.

6. SharePoint oder OneDrive?

OneDrive und SharePoint erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

OneDrive für persönliche Arbeitsdokumente

OneDrive eignet sich vor allem für Dateien, die zunächst einer einzelnen Person und deren persönlichem Arbeitsbereich zugeordnet sind. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Dokument vorbereitet und nur vorübergehend mit einer anderen Person abgestimmt wird.

SharePoint für gemeinsam verantwortete Informationen

Sobald mehrere Mitarbeitende dauerhaft mit den Unterlagen arbeiten, Vertretungen erforderlich sind oder geschäftskritische Dokumente gemeinsam verwaltet werden, ist SharePoint meist die bessere Grundlage.

SharePoint ermöglicht eine strukturierte, teambasierte Ablage. Verantwortlichkeiten hängen damit nicht ausschließlich am persönlichen OneDrive eines einzelnen Mitarbeitenden.

Faustregel

Persönliche Arbeitsdatei: OneDrive.


Gemeinsam verantwortete Unternehmensdatei: SharePoint.

Auch bei dieser Einordnung gibt es Ausnahmen. Entscheidend sind die Verantwortlichkeit, der Verwendungszweck und die geplante Dauer der Zusammenarbeit.

7. Typische Fehler beim externen Teilen

1. „Jeder mit dem Link“ bleibt dauerhaft aktiv

Ein Link wird für einen kurzfristigen Zweck erstellt, bleibt danach aber bestehen. Besonders bei älteren Freigaben ist das ein häufiges Problem.

Besser: Restriktive Standardwerte festlegen, Laufzeiten nutzen und Freigaben regelmäßig kontrollieren.

2. Es wird ein kompletter Ordner statt einer Datei geteilt

Das ist bequem, kann aber später zur unbeabsichtigten Offenlegung weiterer Dokumente führen.

Besser: Nur den tatsächlich benötigten Inhalt freigeben.

3. Bearbeitungsrechte werden aus Gewohnheit vergeben

Externe Empfänger erhalten Änderungsrechte, obwohl sie ein Dokument lediglich lesen sollen.

Besser: Leserechte als Ausgangspunkt verwenden und weitergehende Rechte bewusst vergeben.

4. Freigaben entstehen an zu vielen Stellen

Dateien werden über SharePoint, OneDrive, Teams, E-Mail-Anhänge und lokale Kopien verteilt. Niemand weiß anschließend, welcher Stand aktuell ist.

Besser: Einen verbindlichen Hauptweg für die Zusammenarbeit festlegen, beispielsweise projektbezogen über Teams und SharePoint.

5. Geschäftskritische Dokumente bleiben im persönlichen OneDrive

Verlässt die zuständige Person das Unternehmen oder ist sie längere Zeit abwesend, entstehen organisatorische Probleme.

Besser: Teamrelevante und gemeinsam verantwortete Unterlagen strukturiert in SharePoint ablegen.

6. Gäste und externe Freigaben werden nicht überprüft

Projekte enden, Dienstleister wechseln und Kundenkontakte verändern sich. Die Berechtigungen bleiben trotzdem bestehen.

Besser: Externe Zugriffe in festen Intervallen kontrollieren und nicht mehr benötigte Berechtigungen entfernen.

7. Niemand ist verantwortlich

Wenn weder Fachbereich noch IT für die Freigabe verantwortlich sind, bleiben Berechtigungen häufig dauerhaft bestehen.

Besser: Für jede externe Zusammenarbeit eine fachlich verantwortliche Person benennen.

8. Sensible Daten benötigen strengere Regeln

Nicht jede Datei ist gleich kritisch.

Ein allgemeines Produktblatt benötigt andere Schutzmaßnahmen als Personalunterlagen, Finanzdaten, Vertragsdokumente oder personenbezogene Informationen.

Eine einfache Klassifizierung kann bereits helfen:

Öffentlich oder unkritisch

Die Informationen können grundsätzlich extern bereitgestellt werden.

Beispiele:

• veröffentlichte Produktinformationen

• freigegebene Präsentationen

• allgemeine Informationsunterlagen

Intern

Eine externe Freigabe ist nur in begründeten Fällen vorgesehen.

Beispiele:

• interne Arbeitsstände

• Kalkulationsgrundlagen

• noch nicht veröffentlichte Planungen

• interne Prozessbeschreibungen

Vertraulich

Eine externe Weitergabe ist grundsätzlich untersagt oder nur nach ausdrücklicher Prüfung zulässig.

Beispiele:

• personenbezogene Daten

• Personalunterlagen

• Finanzinformationen

• Zugangsdaten

• vertrauliche Verträge

• sicherheitsrelevante Dokumentationen

Die Klassifizierung sollte verständlich bleiben. Ein kompliziertes Modell, das im Arbeitsalltag niemand anwendet, bietet wenig Schutz.

Datenschutz bei externen Freigaben

Bei personenbezogenen Daten reicht es nicht aus, nur einen technisch funktionierenden Link zu erzeugen.

Unternehmen sollten unter anderem prüfen:

• Ist die externe Weitergabe für den vorgesehenen Zweck erforderlich?

• Darf der Empfänger die Informationen erhalten?

• Werden nur die tatsächlich benötigten Daten bereitgestellt?

• Ist die Übermittlung ausreichend geschützt?

• Wie lange wird der Zugriff benötigt?

• Muss die Freigabe dokumentiert werden?

• Erfolgt die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter und ist deshalb ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich?

• Wie werden Berechtigungen nach Ende der Zusammenarbeit entfernt?

Technische Freigabeeinstellungen ersetzen keine datenschutzrechtliche Prüfung. Sie helfen aber dabei, die festgelegten Regeln praktisch umzusetzen.

9. Microsoft Copilot und vorhandene Zugriffsrechte

Mit dem Einsatz von Microsoft 365 Copilot gewinnt eine saubere Berechtigungsstruktur zusätzlich an Bedeutung.

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen bereits vor der Einführung von KI-Funktionen prüfen, ob Mitarbeitende auf mehr Dateien, Websites oder Teams zugreifen können, als sie für ihre Aufgaben benötigen.

Das betrifft nicht nur externe Freigaben. Auch intern zu weit gefasste Berechtigungen, alte Gruppenmitgliedschaften und unübersichtliche SharePoint-Strukturen sollten berücksichtigt werden.

Aus unserer Sicht gehören deshalb zu einer kontrollierten Copilot-Vorbereitung:

• Prüfung von SharePoint- und Teams-Berechtigungen,

• Kontrolle externer Freigaben,

• Bereinigung nicht mehr benötigter Gastkonten,

• strukturierte Ablage geschäftlicher Dokumente,

• Klassifizierung besonders schutzbedürftiger Informationen,

• klare Zuständigkeiten für Freigaben und Datenbestände.

Die KI ist dabei nicht die Ursache unklarer Berechtigungen. Sie macht jedoch deutlich, wie wichtig eine saubere und nachvollziehbare Informationsstruktur ist.

10. Ein praxistauglicher Freigabeprozess

Externe Freigaben funktionieren zuverlässig, wenn sie nicht nur technisch möglich, sondern organisatorisch geführt sind.

Ein praxistauglicher Ablauf kann so aussehen:

1. Datei am richtigen Ort ablegen

Persönliche Arbeitsdateien gehören in OneDrive. Gemeinsam verantwortete oder projektbezogene Unterlagen sollten in einer geeigneten SharePoint-Struktur oder einem Microsoft Team liegen.

2. Zulässigkeit prüfen

Die verantwortliche Person prüft, ob die externe Weitergabe erlaubt und für den vorgesehenen Zweck erforderlich ist.

3. Kleinstmöglichen Umfang auswählen

Wenn eine einzelne Datei ausreicht, wird nicht der gesamte Ordner freigegeben.

4. Empfänger festlegen

Der Zugriff wird nach Möglichkeit an konkret benannte Personen gebunden.

5. Minimale Berechtigung vergeben

Leserechte werden als Ausgangspunkt verwendet. Bearbeitungsrechte gibt es nur, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

6. Laufzeit begrenzen

Bei zeitlich begrenzter Zusammenarbeit wird der Zugriff, soweit technisch möglich und sachlich sinnvoll, befristet. Alternativ wird ein verbindlicher Prüftermin festgelegt.

7. Verantwortung dokumentieren

Es wird festgehalten, wer fachlich für die Freigabe und deren spätere Entfernung verantwortlich ist.

8. Zugriff regelmäßig prüfen

Bestehende Gastkonten und externe Freigaben werden in festen Intervallen kontrolliert.

9. Zugriff nach Projektende entfernen

Wenn die Zusammenarbeit endet, werden Berechtigungen und nicht mehr benötigte Gastzugänge zeitnah entfernt.

Dieser Prozess erfordert etwas Disziplin. Er ist aber keine Bürokratie um ihrer selbst willen. Klare Regeln vereinfachen den Alltag und reduzieren Rückfragen, Fehlfreigaben und Sicherheitsrisiken.

11. Was wir in Unternehmen häufig feststellen

In Microsoft-365-Projekten sehen wir immer wieder ein ähnliches Muster: Externes Teilen wurde nicht bewusst geplant, sondern ist über Monate oder Jahre gewachsen.

Typische Ausgangssituationen sind:

• allgemein nutzbare Freigabelinks,

• dauerhaft bestehende Gastkonten,

• unterschiedliche Regeln in Teams, SharePoint und OneDrive,

• Geschäftsdokumente in persönlichen Ablagen,

• fehlende zeitliche Begrenzungen oder Prüfroutinen,

• zu weit gefasste Bearbeitungsrechte,

• nicht mehr nachvollziehbare Verantwortlichkeiten.

Manche Unternehmen reagieren darauf mit einem vollständigen Verbot. Andere lassen Freigaben weitgehend unkontrolliert zu. Beide Ansätze sind im Arbeitsalltag unpraktisch.

Die sinnvollste Lösung liegt meistens dazwischen:

• klare Freigabestandards,

• verständliche Regeln für Mitarbeitende,

• restriktive Voreinstellungen,

• abgestufte Berechtigungen,

• regelmäßige Überprüfung,

• ein verbindlicher Prozess für Ausnahmen.

Als regionales IT-Systemhaus unterstützt TechnoSoft Consulting mittelständische Unternehmen dabei, Microsoft 365 so einzurichten, dass Zusammenarbeit einfach bleibt und gleichzeitig kontrollierbar wird.

Dabei erhalten Unternehmen einen persönlichen Ansprechpartner und IT-Unterstützung aus einer Hand: von Microsoft 365 und IT-Sicherheit über Datenschutz bis zu Managed IT-Services.

12. Fazit

Microsoft 365 macht die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Projektpartnern einfach.

Genau deshalb müssen Unternehmen wissen, welche Freigaben bestehen und wer dafür verantwortlich ist.

Eine sichere externe Dateifreigabe basiert auf fünf Grundsätzen:

1. Dateien am richtigen Ort ablegen.

2. Nur den benötigten Inhalt freigeben.

3. Zugriffe an konkrete Empfänger binden.

4. Rechte und Laufzeiten begrenzen.

5. Bestehende Freigaben regelmäßig überprüfen.

Unternehmen müssen externes Teilen nicht verhindern. Sie sollten aber jederzeit nachvollziehen können, welche Tür offen ist, für wen sie offen ist und wann sie wieder geschlossen wird.

Microsoft-365-Freigaben und Gastzugänge prüfen lassen

Viele Unternehmen sind überrascht, wie viele externe Freigaben und Gastzugänge sich im Laufe der Zeit angesammelt haben.

TechnoSoft Consulting unterstützt Sie dabei, die externe Zusammenarbeit in Ihrer Microsoft-365-Umgebung strukturiert zu überprüfen und sicher einzurichten.

Unser Microsoft-365-Freigabecheck kann umfassen:

• Prüfung der grundlegenden Freigabeeinstellungen

• Analyse der Regeln für SharePoint und OneDrive

• Bewertung bestehender Freigabewege

• Kontrolle von Gastzugängen

• Überprüfung von Standardberechtigungen

• Bewertung anonymer und empfängerbezogener Links

• Empfehlungen für Laufzeiten und Prüfroutinen

• Abgrenzung von OneDrive und SharePoint

• Entwicklung eines verständlichen Freigabeprozesses

• Unterstützung bei der technischen Umsetzung

• Berücksichtigung von Datenschutz und IT-Sicherheit

• Vorbereitung der Berechtigungsstruktur auf Microsoft 365 Copilot

Das Ergebnis: Sie wissen, wo Handlungsbedarf besteht, welche Einstellungen angepasst werden sollten und wie Ihre Mitarbeitenden Dateien zukünftig sicher mit externen Personen teilen.

TechnoSoft Consulting GmbH

Bendestorfer Str. 5

21244 Buchholz in der Nordheide

Telefon: +49 4181 299590

Website: https://www.tcg-online.de

Wobei wir Unternehmen unterstützen

• Microsoft 365

• Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive

• Microsoft 365 Copilot

• IT-Infrastruktur

• Managed IT-Services

• IT-Sicherheit

• Datenschutz

• Cloud-Services

• Netzwerke und Firewalls

• Backup-Konzepte

• Support für Arbeitsplätze und Server

• Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Einzugsgebiet & Service-Bereich

TechnoSoft Consulting betreut kleine und mittelständische Unternehmen in Buchholz in der Nordheide, im Landkreis Harburg und in der Metropolregion südlich der Elbe.

Zu unserem regionalen Servicebereich gehören insbesondere:

• Buchholz in der Nordheide

• Landkreis Harburg

• Seevetal

• Rosengarten

• Jesteburg

• Tostedt

• Buxtehude

• Neu Wulmstorf

• Soltau

• Schneverdingen

• Nordheide und Südheide

• südliche Metropolregion Hamburg